KRIWAN
Maximale Flexibilität für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
KRIWAN bietet Schutzsysteme für nahezu jede Maschine und Anlage. Maßgeschneidert, einfach und leicht integrierbar. Passend dazu setzte der Systemanbieter auf die Leistungen der EVIATEC Systems AG, um die ELO-Einführung mit Schwerpunkt SAP®-Anbindung mühelos zu realisieren. Über die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung bleibt das Unternehmen auch künftig flexibel und effizient.
Unternehmen
Die KRIWAN Industrie-Elektronik GmbH mit Sitz in Forchtenberg hat sich in den vergangenen fünf Jahrzehnten vom kleinen Start-up zu einem internationalen Systemlieferanten entwickelt.
Herausforderung
Wesentliche Anforderung von KRIWAN an das ausgewählte ECM-System von ELO zur Eingangsrechnungsverarbeitung war die SAP®-Anbindung mit zertifizierter Schnittstelle. Ziel war es, den hohen Aufwand im Rechnungswesen deutlich zu reduzieren, indem das bis dato eingesetzte Ablagesystem in Papierform durch ein digitales System ersetzt wird. Die Eingangsrechnungen waren bislang in unterschiedlichen Archiven organisiert und sollen künftig bereichsübergreifend an zentraler Stelle GoBD-konform zur Verfügung stehen. Die Implementierung eines elektronischen Workflows sowie klarer Strukturen waren notwendig, um die bisher intransparenten Freigabeprozesse per E-Mail effizienter und sicherer zu gestalten.
Christiane Dreher
Leiterin Rechnungswesen, KRIWAN Industrie-Elektronik GmbH
„Lange Suchzeiten, Medienbrüche, aufwendige manuelle Bearbeitungsvorgänge und hohe Archivkosten in der Eingangsrechnungsverarbeitung gehören mit ELO und EVIATEC der Vergangenheit an.“
Lösung
Mit der Neugestaltung des Rechnungseingangsprozesses beauftragte KRIWAN den erfahrenen ELO Business Partner EVIATEC Systems AG, um die Einführung von ELO Professional 12 inklusive SAP®-Schnittstelle nahtlos vorzunehmen. Damit das System über eine moderne und zeitgemäße Architektur verfügt, wurde mit der Belegarchivierung und einem definierten Set von Dokumentenarten gestartet. Anschließend wurde ein Rechnungseingangsprüfungsprozess implementiert und dazu die Business Solution ELO Invoice in der SAP®-Variante eingeführt. Darüber hinaus wird die in ELO vorhandene OCR-Dokumentenerkennung sehr gerne für die Recherche genutzt und bietet Sicherheit, sollte doch mal eine manuell vorgenommene Falschablage wiedergefunden werden müssen.
Verwendete Produkte
Nutzen
Die Rechnungsverarbeitung bei KRIWAN findet nun komplett in ELO statt inklusive Beachtung der Wareneingänge. Eine Nachbearbeitung über SAP® gibt es nur noch in Ausnahmefällen. Belege mit besonderem Schutz-Status werden bei der Belegarchivierung über ein ausgereiftes Rechtekonzept beachtet. Auch bei der Prozesseffizienz wurden die gesteckten Ziele erreicht: Vom deutlich minimierten Freigabeaufwand von Rechnungen über einen maximal reduzierten Prüfaufwand in der Buchhaltung bis hin zu keinem Aufwand mehr, um Dokumente in SAP® mit Auftragsbestätigungen von Lieferanten zu verlinken. Die Übergaben buchungsfertiger Rechnungen erfolgen sowohl für die Finanzbuchhaltung als auch für die Materialwirtschaft.