JAKO
Perfektes Teamwork – auch auf digitaler Ebene
Teamsportkleidung ist seit mehr als 30 Jahren die Leidenschaft der JAKO AG. Das Familienunternehmen in der zweiten Generation stattet heute Sportvereine in Deutschland, BeNeLux sowie Frankreich mit der passenden Teamwear aus. Dabei steht u. a. die Nachhaltigkeit hoch im Kurs. Digitale Prozesse mit Hilfe der ELO ECM Suite als Fundament für rechtskonforme digitale Abläufe tragen seit 2015 dazu bei.
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Unternehmen
Die JAKO AG, Mulfingen, stattet mehr als 100 000 Vereine in über 50 Ländern mit Teamsportkleidung aus – von der Kreisklasse bis zur Champions League im Fußball, aber auch anderen Sportarten. Das familiengeführte Unternehmen erwirtschaftet mit 330 Mitarbeitern über 150 Millionen Euro Jahresumsatz.
Herausforderung
Die JAKO AG stand vor der Herausforderung, die Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu modernisieren. Das bisherige Prozedere gestaltete sich aufgrund der manuellen Erfassung und mangelnden Struktur als zeitaufwendig und fehleranfällig. In Pandemiezeiten erfolgte die Bearbeitung zeitlich verzögert, wodurch Skontofristen nicht eingehalten werden konnten. Ein automatisiertes Vorgehen versprach, fehlerhafte Dateneingaben wie Zahlendreher zu minimieren – und somit Mitarbeiterressourcen zu gewinnen. Zu meistern waren zwei Herausforderungen: Zum einen relevante Daten – wie den Bestellbezug oder Zahlungsfristen – aus dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central zu ermitteln, um einen Stammdatenabgleich durchzuführen. Zum anderen die in die Struktur der im Hause eingesetzten ELO ECM Suite eingebetteten Zugriffsrechte und das zugrundeliegende Berechtigungskonzept zu definieren.
Markus Frank
Vorstand Digitalisierung und Logistik, JAKO AG
„Teamwork, Fairness und Nachhaltigkeit sind die von uns gelebten Werte, bei deren Umsetzung im Arbeitsalltag die ELO ECM-Lösung eine bedeutende Rolle spielt. Sie passt perfekt ins Team.“
Lösung
Die ELO ECM Suite dient JAKO als Fundament für eine rechtskonforme digitale Archivierung eingehender und ausgehender Dokumente sowie von E-Mails. Ende 2020 entschied sich die JAKO AG für eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung mit der ELO ECM Suite. In Zusammenarbeit mit EVIATEC wurde das System um ELO Invoice erweitert und der ELO DocXtractor implementiert, um Beleginformationen intelligent zu klassifizieren.
Die nahtlose Integration mit dem EVIATEC ORCHESTRATION MANAGER an das ERP-System ermöglicht eine umfassende Indexierung und automatisierte Abläufe. Die Rechnungen werden workflowbasiert nach der Freigabe an die Buchhaltung übergeben und mithilfe von ELO Invoice weiterverarbeitet. Dadurch werden Rechnungsdurchlaufzeiten erheblich verkürzt, und Skontoabzüge werden nicht mehr versäumt. Zusammenfassend ergeben sich für JAKO die folgenden Kernfunktionen durch die Nutzung der eingesetzten Lösungen:
- Belegarchivierung, digitaler Posteingang, ERP-Anbindung, Workflow-Management mit der ELO ECM Suite
- Intelligente Klassifizierung der Belege mit dem ELO DocXtractor
- Digitales Rechnungsmanagement mit ELO Invoice
- Integration mit dem EVIATEC ORCHESTRATION MANAGER
Verwendete Produkte
Nutzen
Die Implementierung der ELO ECM Suite ermöglicht es der JAKO AG, nachhaltiger und kosteneffizienter zu arbeiten. Die elektronische Arbeitsweise entlastet die Mitarbeiter von zeitraubenden Routinetätigkeiten und sorgt für eine strukturierte Ablage. Volltextsuche und Zugriff auf Dokumente werden vereinfacht. Besonders im Finanzwesen führt die automatisierte Verarbeitung der Eingangsrechnungen zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und pünktlichen Zahlungsläufen. Dadurch ist das Unternehmen wettbewerbsfähiger aufgestellt. Die JAKO AG profitiert durch:
- Zeitersparnis, Effizienzgewinn von mehr als 80 % im Rechnungsprozess im Vergleich zum manuellen Vorgehen
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit dank effektiver Entlastung
- Niedrigere Prozesskosten u. a. dank eingehaltener Skontofristen
Ausblick
Die JAKO AG plant mittelfristig, die ECM-Lösung nahtlos in Microsoft Outlook zu integrieren, um Dokumente und E-Mails direkt im passenden Ordner zu archivieren. Die langjährige Zusammenarbeit mit dem ELO Business Partner EVIATEC hat sich bewährt, und das Unternehmen ist zukünftig bestrebt, weitere digitale Potenziale zu nutzen und seine Effizienz kontinuierlich zu steigern. Die Einführung des Klassifizierungsmoduls und der Invoice-Solution hat den Weg für weitere digitale Innovationen geebnet, um auch in Zukunft den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.