ZBI Zentral Boden Immobilien Gruppe
Die digitale Anlegerakte als Investition in die Zukunft
Die in Erlangen ansässige ZBI Zentral Boden Immobiliengruppe ist ein unabhängiger Anbieter von maßgeschneiderten Immobilienfondsprodukten für institutionelle und private Investoren. Bei der digitalen Verwaltung ihrer Anlegerakten und beim Vertragsmanagement setzt die Kapitalverwaltungsgesellschaft auf die ELO ECM Suite und die Branchenlösung EVIATEC Finance. Mit dem Branchenspezialisten und ELO Business Partner EVIATEC sowie dem ECM-System ELOprofessional setzt die Kapitalverwaltungsgesellschaft auf digitale Anlegerakten und ist damit für die Zukunft bestens aufgestellt.
Unternehmen
Mit über 20 Jahren Erfahrung am Wohnimmobilienmarkt gilt die ZBI Zentral Boden Immobilien Gruppe als einer der führenden Spezialisten für deutsche Wohnimmobilien. Seit dem Jahr 2002 konzipiert das Erlanger Emissionshaus erfolgreich Immobilienfonds für private und institutionelle Anleger. Fast 500 Mitarbeiter betreuen bei der ZBI Gruppe 11 alternative Investmentfonds mit insgesamt über 130.000 Anlegern.
Herausforderung
Neue gesetzliche Anforderungen und Regulierungen haben dazu geführt, dass sich die ZBI Fondsmanagement AG auf die Suche nach einer Lösung zur elektronischen Aktenführung sowie zur revisionssicheren Dokumenten- und Vertragsverwaltung machen musste. Mit der passenden Software und einem geeigneten Partner galt es folgende Anforderungen zu erfüllen:
- Umstellung der Anlegerverwaltung hin zu einer elektronischen Aktenführung
- Digitale Vertragsverwaltung und -überwachung
- Elektronische Archivierung weiterer Dokumente
Agnes Schmid
Prokuristin, ZBI Fondsmanagement AG
„Im Zuge der Einführung der Anlegerverwaltungssoftware von EVIATEC ließ sich die ELO ECM Suite von Anfang an leicht in die Prozessabläufe integrieren. Das ECM-System von ELO vereinfacht heute in vielen Punkten unseren Arbeitsalltag.“
Lösung
Bei der Umsetzung des Projekts fiel die Wahl auf den ELO Business Partner EVIATEC Systems AG. Die langjährige Projekterfahrung der ELO Experten sowohl beim Thema Anlegerverwaltung als auch im ECM-Umfeld war dabei ausschlaggebend: EVIATEC hat bereits frühzeitig die Vorzüge eines ECM-Systems im Finanzsektor erkannt, sich auf Unternehmenslösungen in diesem Bereich spezialisiert und mit EVIATEC Finance ein eigenes Erweiterungsmodule für die ELO ECM Suite entwickelt. Mehr als 80 Anwender profitieren von:
- ELOprofessional zur digitalen Anlegerverwaltung
- EVIATEC Finance: Anlegerportal mit ausgefeiltem Berechtigungskonzept
- Vertragsmanagement mit ELO Bordmitteln
Verwendete Produkte
Nutzen
Der große Vorteil der digitalen Anlegerverwaltung mit ELOprofessional liegt darin, dass sämtliche Belege zu einer Akte – sowohl allgemeine als auch individuelle Dokumente – an einem zentralen Ort verfügbar sind. Ein weiterer Vorteil: die automatische Generierung von Aktenstrukturen, die dafür sorgt, dass alle Anlegerakten nach demselben Prinzip im ELO Archiv abgelegt werden. Mit dem Anlegerportal EVIATEC Finance können Anleger und Vertriebspartner berechtigungsgesteuert auf entsprechende Bereiche im ELO Archiv zugreifen. Zudem werden mit dem digitalen Vertrags- und Dokumentenmanagement lange Suchzeiten vermieden sowie die Revisionssicherheit gewährleistet.
Mehrwert und Ausblick
Bereits im Standard stellt ELOprofessional bei der ZBI Fondsmanagement AG seine Flexibilität eindrucksvoll unter Beweis. Mit dem ECM-System arbeiten heute mehr als 80 Anwender über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg produktiv in der Anlegerverwaltung und im Vertragsmanagement.
Nachdem die Gesellschaft gemeinsam mit dem ELO Business Partner EVIATEC die gesteckten Projektziele in nur wenigen Monaten erreicht hat, sind bereits weitere Themen in Planung: So soll im nächsten Schritt die Dokumenten- und Vertragsüberwachung ausgedehnt werden und vermehrt ELO Workflows zur Automatisierung weiterer Geschäftsprozesse zum Einsatz kommen. Darüber hinaus ist geplant, künftig die ELO Business Solutions zur Digitalisierung weiterer Fachabteilungen zu nutzen: Mit den fertig vorkonfigurierten Standardlösungen, wie zum Beispiel dem digitalen Vertragsmanagement ELO Contract, setzt die ZBI Fondsmanagement AG auch in Zukunft auf die Digitalisierung.