Perga GmbH
Zukunftsweisend: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Die Perga GmbH produziert nachhaltige Folien und Verpackungen für unterschiedliche Anwendungen unter Verwendung umweltfreundlicher Rohstoffe. Individuell zugeschnitten auf die Anforderungen der Kunden bietet das Unternehmen Folien höchster Qualität – zuverlässig, flexibel und präzise. Damit das auch künftig so bleibt, setzt Perga voll auf Digitalisierung und beauftragte die EVIATEC Systems AG mit der Implementierung einer zeitgemäßen, digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung.
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Unternehmen
Bereits 1970 wurde der Grundstein für die Perga GmbH gelegt. Heute gehört Perga zu den führenden Herstellern von Mono- und Coextrusionsfolien sowie Verpackungen auf Basis von PE-HD. Produkte aus PE-LD und anderen Polyethylen erweitern das Portfolio.
Herausforderung
Maßgabe für das neue zu implementierende System zur Eingangsrechnungsverarbeitung war die Anbindung an das IBM-Series i-System und die Übernahme der vorhandenen circa 800.000 Dokumente, die bislang manuell bearbeitet wurden. Darüber hinaus war eine zweistufige Verifikation gewünscht und eine Berechtigungsstruktur sowie das Referenzieren der Eingangsrechnungen.
Dazu gab es weitere Herausforderungen im Projekt wie der Bestellbezug, also Wareneingang in Verbindung mit Kontierung und Zahlbedingungen, die Übergabe der Daten ins Rechnungswesen sowie fachliche und budgetäre Freigaben. Nicht zuletzt mussten unterschiedliche Workflows integriert, das E-Mail-Postfach angebunden und eine Übersicht nicht geprüfter Belege erstellt werden.
Dieter Link
Head of IT, Perga GmbH
„Mit EVIATEC und ELO haben wir unsere Ziele übertroffen, über 80% Zeitersparnis im Rechnungsprozess und zufriedenere Mitarbeiter – perfekt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten.“
Lösung
Die Perga GmbH beauftragte den erfahrenen ELO Business Partner EVIATEC mit der Realisierung des digitalen Eingangsrechnungsprozesses. Die Zusammenarbeit begann bereits 2020 mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems zur Archivierung von Ausgangsbelegen und im Nachgang die professionelle und kontinuierliche ELO-Betreuung.
Zur erfolgreichen Einführung der Eingangsrechnungsverarbeitung wurde der ELO DocXtractor installiert und eingelernt und die automatische Überführung in den ELO-Prozess mittels der ELO Business Solution vorgenommen. Mit den ELO-Komponenten Rechnungsmanagement mit DocX und ELO Invoice wurde der Prozess zur Eingangsrechnungsverarbeitung umgesetzt. Die Lösungen EVIATEC Orchestration Manager & Content Manager ermöglichen zudem die automatische Archivierung von Dokumenten aus dem ERP-System.
Verwendete Produkte
Nutzen
Von der transparenten Übersicht über kurze Bearbeitungszeiten bis hin zu einem reduzierten Papierverbrauch durch den Wegfall von Rechnungskopien: Die neue Eingangsrechnungsverarbeitung sorgt für eine spürbar verbesserte Performance, erweiterte Suchmöglichkeiten und ein Rechnungswesen mit geringem Aufwand. Die Rechnungsverarbeitung bei Perga findet nun komplett in ELO statt. Somit ist der Industriefolien-Spezialist einen weiteren großen Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen.
Ausblick
Perga und EVIATEC setzen ihre erfolgreiche Zusammenarbeit fort und planen, weitere Digitalisierungsprojekte umzusetzen. Nach der Einführung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sollen noch weitere Belegarten in den Prozess integriert werden. Darüber hinaus streben Perga und EVIATEC an, das beleglose Arbeiten nicht nur im Rechnungswesen, sondern auch in der Verwaltung, dem Vertrieb und der Produktion zu etablieren. Dabei wird geprüft, ob weitere ELO-Module eingeführt werden können, um Prozesse noch effizienter zu gestalten.