E-Rechnungspflicht 2025

Jetzt gesetzeskonform handeln

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen. Das bedeutet, dass Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeitet werden müssen. Für den Versand von Papier- und PDF Rechnungen gilt eine Übergangsfrist bis 2028. Diese Vorgabe erfordert eine Anpassung der Rechnungsprozesse, bietet jedoch auch Chancen: Digitale Workflows und automatisierte Prozesse ersetzen manuelle Abläufe, minimieren Fehler und sparen Zeit sowie Kosten. Unternehmen, die noch nicht umgestellt haben, sollten jetzt handeln, um rechtliche und betriebliche Risiken zu vermeiden.

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E-Rechnung: Pflicht und Chance zugleich

Rechtssicherheit

durch Erfüllen der gesetzlichen Vorgaben

Effizienzsteigerung

durch Automatisierung Ihrer Rechnungsprozesse

Kosteneinsparung

durch digitale Rechnungsverarbeitung

Herausforderungen und Chancen der E-Rechnungspflicht für Unternehmen

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland bringt neue Herausforderungen, bietet jedoch auch Chancen zur Optimierung interner Abläufe. Die gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung strukturierter Formate wie XRechnung und ZUGFeRD gilt für alle B2B-Unternehmen. Die Umstellung ermöglicht, manuelle Prozesse durch digitale Lösungen zu ersetzen. Unternehmen, die rechtzeitig reagieren, profitieren von effizienteren Workflows, verbesserter Rechtssicherheit und Kosteneinsparungen.

Die E-Rechnungspflicht 2025 im Überblick

Was ist neu?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen elektronisch und in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Dies bedeutet, dass Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen nur noch im Rahmen der Übergangsfrist bis 2028 zulässig sind.

Wer ist betroffen?
Alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, unabhängig von ihrer Größe. Unternehmen, die noch auf Papierrechnungen setzen, sollten ihre Prozesse anpassen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen und rechtskonform zu handeln.

Warum jetzt handeln?
Die Umstellung auf ein digitales Rechnungsmanagement ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, Zeit zu sparen und Kosten zu senken. Unternehmen, die noch nicht umgestellt haben, sollten jetzt handeln, um unnötige Bußgelder und betriebliche Störungen zu vermeiden.

So läuft der E-Rechnungsprozess ab

Ablauf E-Rechnungsprozess

Die E-Rechnung bringt Effizienz und Vorteile für Unternehmen

Der Umstieg auf die E-Rechnung ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch eine Chance, Ihre Geschäftsprozesse zukunftssicher zu gestalten. Mit der Einführung strukturierter Rechnungsformate und automatisierter Abläufe können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch erhebliche Vorteile in mehreren Bereichen erzielen.

Die wichtigsten Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick

1. Effizienzsteigerung
Automatisierte Workflows ermöglichen eine schnellere Verarbeitung von Rechnungen und reduzieren manuelle Eingriffe. Durch die Digitalisierung von Rechnungsprozessen entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen von Hand einzugeben oder physisch zu versenden.

2. Kostensenkung
Die Umstellung auf E-Rechnungen hilft, Kosten erheblich zu senken. Durch den geringeren Papierverbrauch, die Reduktion des administrativen Aufwands und verkürzte Bearbeitungszeiten können Unternehmen wertvolle Ressourcen einsparen.

3. Umweltfreundlichkeit
Die Reduktion von Papierverbrauch und Transportkosten ist nicht nur ökonomisch sinnvoll, sondern auch gut für die Umwelt. Unternehmen, die auf E-Rechnungen umstellen, tragen aktiv zur Verringerung ihres ökologischen Fußabdrucks bei.

4. Verbesserte Compliance
Durch die Verwendung strukturierter Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD stellen Unternehmen sicher, dass sie gesetzeskonform archivieren und verarbeiten. Diese Formate ermöglichen eine lückenlose Dokumentation und erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Bereit für den Umstieg? Kontaktieren Sie uns!

Lösungsansätze für Unternehmen: Wie Sie die Umstellung meistern

Der Wechsel zur E-Rechnung erfordert eine gut durchdachte Strategie und die passende Technologie. Unternehmen sollten die Umstellung frühzeitig planen, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos und effizient umgesetzt werden. Eine gründliche Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse ist der erste Schritt, um die richtigen Lösungen auszuwählen. Dabei gilt es, nicht nur die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch die eigenen Geschäftsabläufe zu optimieren.

Möglichkeiten zur erfolgreichen Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Digitale Workflows
Durch den Einsatz von ECM können Unternehmen Dokumente und Inhalte in einer zentralen Datenbank speichern und schnell darauf zugreifen, was die Produktivität und Effizienz im Arbeitsalltag erhöht.

Enterprise Content Management-Systeme
ECM-Systeme können Geschäftsprozesse automatisieren, indem sie Inhalte und Informationen automatisch verarbeiten und verteilen. Dies kann die Geschwindigkeit und Genauigkeit von Geschäftsprozessen verbessern und die Betriebskosten senken.

Integrierte Rechnungsmanagementlösungen
Software, die speziell für die Verarbeitung von E-Rechnungen entwickelt wurde, gestaltet den Übergang einfach und benutzerfreundlich. Diese Lösungen sind oft flexibel und lassen sich leicht in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren, wodurch Unternehmen ihre Rechnungsprozesse erheblich verbessern können.

In 5 Schritten zur E-Rechnung

5 Schritte zur E-Rechnung

Ihre Lösung für das digitale Rechnungsmanagement

Mit ELO Invoice bietet ELO Digital Office und eviatec die perfekte Lösung, um die E-Rechnungspflicht 2025 erfolgreich und effizient umzusetzen. Mit dem digitalen Rechnungsmanagement können Sie den gesamten Rechnungsworkflow – von der Erstellung bis zur Archivierung – digital und automatisiert abwickeln. Die Lösung erleichtert die Anpassung an gesetzliche Anforderungen und optimiert interne Prozesse, indem sie manuelle Fehler reduziert und Zeit für strategische Aufgaben spart. ELO Invoice lässt sich schnell in bestehende IT-Systeme integrieren und gewährleistet eine rechtssichere Archivierung gemäß GoBD und DSGVO.

Warum ELO Invoice?

Automatisierte Verarbeitung
Die Software erkennt und liest Rechnungen automatisch aus, verarbeitet diese und archiviert sie gesetzeskonform. Durch die Automatisierung wird der gesamte Rechnungsworkflow beschleunigt, was manuelle Eingriffe minimiert und die Effizienz steigert.

Schnelle Integration
ELO Invoice lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden IT-Systeme und Buchhaltungssoftware integrieren. Dies gewährleistet einen reibungslosen Übergang zur digitalen Rechnungsverarbeitung und ermöglicht es Ihrem Team, sofort von den Vorteilen der Software zu profitieren.

Rechtssicherheit
Erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben der GoBD und DSGVO ohne zusätzlichen Aufwand. ELO Invoice sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen sicher und gesetzeskonform archiviert werden, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Zukunftssicher
Mit ELO Invoice optimieren Sie Ihre Prozesse langfristig. Die Lösung wächst mit Ihren Anforderungen und stellt sicher, dass Sie auch zukünftige Herausforderungen im Rechnungsmanagement erfolgreich meistern.

Optimale Unterstützung für die E-Rechnungspflicht

Fragen und Antworten zur E-Rechnungspflicht 2025

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten. Für den Versand von E-Rechnungen gibt es eine Übergangsfrist bis 2028, danach sind auch elektronische Übermittlungen Pflicht.

Nein, PDF-Dateien allein gelten nicht als E-Rechnungen. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Für den Versand gibt es jedoch eine Übergangsfrist bis 2028, danach sind auch für den Versand strukturierte Formate verpflichtend.

In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die beiden zulässigen Formate für die E-Rechnung. XRechnung ist besonders im öffentlichen Sektor verbreitet, während ZUGFeRD eine hybride Lösung darstellt, die strukturierte XML-Daten mit einem PDF-Dokument kombiniert. Dies ermöglicht eine einfache Lesbarkeit für Menschen und automatisierte Verarbeitung für Systeme.

Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht nicht einhalten, riskieren, dass ihre Rechnungen abgelehnt werden. Das kann zu Verzögerungen bei Zahlungen und Unterbrechungen im Geschäftsablauf führen. Obwohl für den Versand von E-Rechnungen eine Übergangsfrist bis 2028 gilt, ist es wichtig, sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorzubereiten, um Bußgelder und finanzielle Einbußen zu vermeiden.

Haben Sie weitere Fragen zur E-Rechnungspflicht?

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    eviatec ist seit 2002 zertifizierter ELO Business Partner. Als deutscher Marktführer im Bereich ECM-Systeme bietet ELO mit seiner ECM Suite eine umfassende Lösungssoftware für das Enterprise Content Management – sowohl für den Mittelstand als auch für Großunternehmen.

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