Referenzen

Ihre Herausforderung, unsere Lösung: Erfolgreiche Projekte und zufriedene Kunden

Jeder Kunde stellt uns vor individuelle Aufgaben. Denn kein Projekt gleicht dem anderen, jede unserer Lösungen ist ein Stück weit einzigartig. Mit fundiertem Know-how und der Erfahrung aus zahlreichen erfolgreich umgesetzten Projekten stellen wir uns jeder neuen Herausforderung mit Leidenschaft und Kreativität – und finden IT-Lösungen, die Sie im Wettbewerb voranbringen. Gemeinsam mit diesen Unter-nehmen haben wir Erfolgsgeschichten geschrieben:

Mit ELO den Erfolg organisieren

Die rasante Erfolgsgeschichte der Filmakademie Baden-Württemberg mit Sitz in Ludwigsburg führte zu einem deutlichen Anstieg der organisatorischen Aufgaben. Es gab immer mehr Filmprojekte und Verträge zu verwalten, und die Zahl der zu bearbeitenden Eingangsrechnungen vervielfachte sich ebenso wie die Zahl der zu archivierenden Aktenordner. Das Archiv im Keller war überfüllt. Die Filmakademie suchte deshalb nach einem Enterprise-Content-Management (ECM)-System, das Aktenordner weitgehend überflüssig macht. Es sollte eine revisionssichere Belegarchivierung und die Anbindung an das Finanz- und Rechnungswesen ermöglichen. Die Wahl fiel auf ELOprofessional mit EVIATEC als regionalem Partner. Besonders gefiel den Verantwortlichen die ELO Usability mit der gewohnten Struktur von Archiv, Aktenschrank und Ordner sowie die räumliche Nähe zum ELO Business Partner EVIATEC. Darüber hinaus erfüllt ELOprofessional alle Anforderungen bestens, ist zukunftssicher, flexibel erweiterbar und kostengünstig.

Unternehmen:
Die Filmakademie Baden-Württemberg gehört zu den renommiertesten Ausbildungsstätten für Film und Medien in Deutschland und genießt auch international einen exzellenten Ruf.

Herausforderung:
Filmprojekte übersichtlich verwalten, Eingangsrechnungsverarbeitung, Anbindung an Warenwirtschaftssystem und Finanzbuchhaltung, Verträge rechtssicher archivieren, Papiermenge reduzieren.

Lösung:
Verarbeitung der Eingangsrechnungen mit ELOprofessional und integriertem Workflow, Belegaufruf aus der Finanzbuchhaltung mit ELO Click & View, ELO Barcode-Modul.

Nutzen:

  • Schneller Rechnungsdurchlauf ohne Medienbruch
  • Sicheres Vertragsmanagement
  • Zugriff auf benötigte Dokumente in Sekundenschnelle
  • Zeit-, Platz- und Kostenersparnis

Fazit und Ausblick
Mit ELOprofessional gibt es nun an der Filmakademie Baden-Württemberg einen papierlosen Durchlauf der Eingangsrechnungen ohne Medienbruch. Durch die Automatisierung ergibt sich eine schnellere Rechnungsprüfung und eine transparente sowie rechtssichere Rechnungsablage. Darüber hinaus sind das Vertragsmanagement und die Unterlagen zu den Filmprojekten in ELOprofessional archiviert. Bei den digitalisierten Unterlagen ist zudem – für die Filmakademie sehr wichtig – stets eine Vertretung angegeben. Dadurch ist bei Ausfällen durch Krankheit oder aus sonstigen Gründen immer sichergestellt, dass ein Vorgang weiterbearbeitet werden kann. Ein Zugriff auf benötigte Dokumente und Belege ist mit wenigen Klicks und in Sekundenschnelle möglich. Insgesamt spart die Filmakademie viel Arbeit, Zeit, Kosten und Platz.

Goodbye Aktenordner – Datenflut übersichtlich im Griff

Die JUNG Bonbonfabrik archiviert ihre gesamten Geschäftsdaten zentral und revisionssicher in ELOenterprise. EVIATEC hat die ECM-Lösung nahtlos in die IT-Umgebung des Unternehmens integriert. Mitarbeiter profitieren von schneller und sicherer Informationsverfügbarkeit sowie termingerechten Arbeitsprozessen.

Bei einem Dateisystem mit circa 170.000 Altdokumenten und einem jährlichen Zuwachs von über 25.000 Auftragsakten mit unterschiedlichsten Dokumententypen sowie 31.000 Ein- und Ausgangsrechnungen lag die Einführung einer elektronischen Dokumentenverwaltung nahe. JUNG hat diesen Gedanken aufgegriffen und mit EVIATEC erfolgreich umgesetzt.

Unternehmen:
Die JUNG Bonbonfabrik GmbH & Co. KG ist europaweiter Markführer für süße Werbemittel. Ein breites, innovatives Sortiment und europaweite Vertriebskanäle lassen keine Kundenwünsche offen.

Herausforderung:
Rechtskonforme und revisionssichere Archivierung der kompletten Unternehmensdaten. Integration der IT-Anwendungen ins ECM-System.

Lösung:
Mit ELOenterprise stehen alle Dokumente zentral im Archiv zur Verfügung. ELO wurde nahtlos mit den Anwendungen Addison, SFirm, GroupWise und dem JUNG ERPSystem verbunden. Die Übernahme aus den Systemen in ELO erfolgt automatisch, Papierdokumente werden manuell eingescannt.

Nutzen:
Schnellerer Zugriff auf Informationen, erhöhter Kundenservice durch Auskunftsbereitschaft „on demand“. Erfüllung rechtlicher Vorgaben aufgrund revisionssicherer Archivierung. Termingerechte Bearbeitung von Dokumenten.

Mehrwert und Ausblick

Mehrwert und Ausblick
Die Unternehmensinformationen liegen dank der Lösung zentral und rechtskonform im ECM-Archiv. Mitarbeiter haben nun sehr viel schnelleren Zugriff auf relevante Dokumente. Die Informationen stehen strukturiert zur Verfügung, so dass jeweilige Vorgänge schnell nachvollziehbar sind.

Modernste Archivierung unternehmensweit

Unternehmen:
Das 1926 von den Namensgebern August Valet und August Ott gegründete Familienunternehmen hat sich in den zurückliegenden Jahrzehnten zu einer mittelständischen Unternehmensgruppe entwickelt. An verschiedenen Standorten bietet Valet u. OTT ein breites, aufeinander abgestimmtes Spektrum an Baustoffen und Dienstleistungen an. Das Produktangebot umfasst dabei unter anderem Produkte wie Kies, Sand oder Splitt, Transportbeton sowie Logistik-Dienstleistungen.

Herausforderung:
Alle bei Valet u. Ott im eingesetzte SAP-System generierten Dokumente sollen im Dokumentenmanagement- und Archivsystem ELOprofessional archiviert werden. In ELO selbst sollen darüber hinaus automatisiert Lieferanten- und Kundenakten für die Ablage angelegt werden.

Lösung:
Durch den Einsatz von ELOprofessional 2011 und SAP ArchiveLink wurde ein geschlossenes System ohne Medienbrüche geschaffen. Mitarbeiter können auch ohne SAP auf wichtige Dokumente zugreifen. Die Aktengenerierung wurde durch ein eigens für Valet u. Ott geschaffenes Modul realisiert, das Daten direkt aus dem SAP-System bezieht. Als weiteres Modul wurde ELO Barcode eingesetzt. Eingehende Dokumente werden damit bei Valet u. Ott in einem nachgelagerten Prozess, dem sogenannten „späten Erfassen“ ins Archivsystem abgelegt.

Auskunftbereitschaft just in time

Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sollte daher vor allem die Kundenzufriedenheit verbessert werden und daraus schließend eine Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter gegeben sein. Ist der Mitarbeiter sofort auskunftsbereit, wenn ein Kunde anruft und Informationen über einen mehrere Jahre zurückliegenden Auftrag haben möchte, dann entsteht sofort eine angenehme partnerschaftliche Basis für das weitere Gespräch. Dieses Szenario gehört dank des ELO DMS heute zum alltäglichen Service-Bild bei Mink. Die Auftragsbestätigungsnummern dienen den Mitarbeitern als Suchkriterium und sofort ist der Vorgang am Bildschirm verfügbar.

Unternehmen:
Die August Mink KG produziert jährlich über sechs Millionen technische Bürsten. Das Unternehmen hat weltweit über 15.000 Kunden und erzielt einen Umsatz von über 30 Millionen Euro pro Jahr.

Herausforderung:
Schneller Zugriff zu Aufträgen, die bereits mehrere Jahre zurückliegen. Alle Informationen zu Kunden auf einen Blick. Rechnungsversand soll ohne Papier erfolgen. Die Papierarchivierung soll wegfallen.

Lösung:
Einscannen von 90.000 Zeichnungen. Überführung aller Lieferscheine, Aufträge usw. aus dem ERP-System (FORMAT von e-bootis) ins ELO Archiv. Rechnungsversand per E-Mail und Fax. Über die Auftragsbestätigungsnummer finden Mitarbeiter alle Dokumente auf Knopfdruck.

Nutzen:
Zufriedenheit bei Kunden wie Mitarbeitern – Auskunftsbereitschaft just in time. Aktualität: Kunden können immer den aktuellen Status über das Versandavis abrufen (Link verknüpft mit UPS). Enorme Abnahme der Rückfragen durch Online-Abfrage des Versandstatus.

Mehrwert und Ausblick
Es gibt bei August Mink sowohl im Einkauf als auch im Vertrieb keine manuelle Ablage mehr. Das Papieraufkommen in Bezug auf eingehende Dokumente hat sich zwar nicht reduziert, durch den Einsatz von ELOprofessional entfällt allerdings die Aufbewahrung in unübersichtlichen Papierarchiven. „Es läuft alles perfekt“, resümiert Geschäftsführer Daniel Zimmermann. Innerhalb der Verwaltung wurden alle zu optimierenden Prozesse – ausgenommen der Bereiche Personal und Finanzbuchhaltung – bereits umgesetzt. Auch alle Leasingunterlagen sind bereits im Archiv. In der Produktion wäre es denkbar, die Anweisungen für Maschineneinstellungen und Betriebsanleitungen zu archivieren.

Die Komplettlösung zur elektronischen Signatur

Unternehmen:
Die G. Umbreit GmbH & Co. KG besteht aus den Unternehmensbereichen Presse-Grosso und Zwischenbuchhandel. Während das Presse-Grosso als Zeitschriftenlieferant das Gebiet zwischen Bad Mergentheim und Stuttgart bedient, liefert der Zwischenbuchhandel Bücher nach ganz Deutschland und nach Luxemburg.

Herausforderung:
Als Buchgroßhändler beliefert Umbreit mit seinem Barsortiment die Buchhandlungen über Nacht mit den von Ihnen bestellten Titeln oder Produkten. Ein ausgeklügeltes Logistiknetz für die Zustellung und moderne Bibliographie- und Bestellsysteme sorgt dafür, dass Titel ermittelt und besorgt werden. 350 Mitarbeiter sorgen für die Belieferung von circa 1.800 Kunden im Buchgroßhandel und etwa 1.900 Kunden im Presse-Grosso. Im Bereich des Buchgroßhandels verschickt das Unternehmen pro Jahr rund 130.000 Rechnungen. Seit April 2008 verlassen nur noch 40 Prozent der Rechnungen das Haus auf dem Postweg.

Die G. Umbreit GmbH & Co. KG suchte nach einer Lösung, die eine kostengünstige Alternative zum herkömmlichen Rechnungsversand bietet, ein hohes Rechnungsaufkommen automatisch, schnell und rechtssicher signieren kann und den internen Aufwand reduziert sowie zugleich den Kundenservice maximiert.

Lösung:
Für den gesetzeskonformen Versand per E-Mail – als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Empfänger – vertraut Umbreit auf die eBilling Lösung EVIATEC Sign. Die Lösung stellt die Rechtsgültigkeit sicher, selbst beim Ausdruck der Rechnungen. Es wird mit einem 2D-Barcode gearbeitet, dessen Authentizität und Integrität durch eine kostenfreie Prüfsoftware geprüft wird.

Diese Unternehmen setzen auf EVIATEC

ATEC ist zuverlässiger Partner für die digitale Transformation. Als führender Anbieter im Bereich CS3 – Consulting, Systems, Services & Solutions – ist es unser Ziel, die Effizienz von Unternehmen durch den strategischen Einsatz von IT zu steigern. Mehr als 500 mittelständische Firmen aus den Bereichen Industrie und Produktion, Anlagen- und Maschinenbau, Automobil- und Zuliefererindustrie, Immobilien- und Finanzdienstleistung sowie Vereine, Verbände und soziale Einrichtungen bundesweit vertrauen unseren Leistungen.

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