VfB Stuttgart 1893
Digitale Rechnungsverarbeitung für Profis
Mit der ELO ECM Suite des Stuttgarter Herstellers ELO Digital Office und dem ELO Business Partner EVIATEC Systems hat der VfB Stuttgart nach einer umfassenden Marktsondierung die perfekten Partner für sein Digitalisierungsvorhaben in der Region gefunden. In nur wenigen Monaten haben die Experten von EVIATEC mit der Business Solution ELO Invoice den kompletten Rechnungseingang digitalisiert. Heute werden damit sämtliche Eingangsrechnungen digital verarbeitet und mit dem ELO Workflow blitzschnell an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Die Zeit- und Kostenersparnis dadurch ist enorm.
Unternehmen
Der traditionsreiche Fußballverein aus dem Stuttgarter Stadtbezirk Bad Cannstatt zählt zu den zehn größten Sportvereinen in Deutschland. Als Gründungsmitglied der Bundesliga ist der VfB ein fester Bestandteil des deutschen Profifußballs.
Herausforderung
Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses und elektronische Belegarchivierung: Damit der VfB Stuttgart auch in Sachen Digitalisierung vorne mitspielt, hat sich der Verein für eine digitale Lösung zur Archivierung sämtlicher geschäftsrelevanter Unterlagen entschieden. Darüber hinaus sollten die Prozessabläufe, insbesondere bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen, deutlich verschlankt und automatisiert werden. Und schließlich war man auch auf der Suche nach einem System, das sich optimal in die bereits bestehende Infrastruktur integrieren lässt.
Bernd Burger
Bereichsleiter ICT und Payment, VfB Stuttgart
„Von Beginn an stand bei der Digitalisierung unserer Prozesse ein in sich schlüssiges Konzept im Fokus. ELO Digital Office und der Business Partner EVIATEC haben uns mit ELOprofessional und ELO Invoice ein genau solches Konzept geliefert.“
Lösung
Mit der ECM-Software ELOprofessional des Stuttgarter Herstellers ELO Digital Office und dem ELO Business Partner EVIATEC Systems hat der VfB Stuttgart die perfekten Partner für sein Digitalisierungsvorhaben in der Region gefunden. In nur wenigen Monaten haben die Experten von EVIATEC den kompletten Rechnungseingang digitalisiert. Folgende Lösungen wurden dabei eingesetzt:
- Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit ELO Invoice
- Automatische Archivierung sämtlicher Ausgangsbelege in ELOprofessional
- Integration von Microsoft Dynamics NAV
Verwendete Produkte
Nutzen
Durch die automatische Ausgangsbelegarchivierung in ELOProfessional gibt es deutlich reduzierte Suchzeiten und damit eine schnellere Auskunftsfähigkeit. Mit ELO Invoice werden alle eingehenden Rechnungen digitalisiert und per Workflow blitzschnell an die jeweils zuständigen Fachbereiche und Sachbearbeiter weitergeleitet. Freigaben erfolgen so deutlich schneller und vor allem einfacher. Die optimale Anbindung von ELO Invoice an das ERP-System Microsoft NAV beschleunigt die Belegzuordnung und den Datenabgleich. Der VfB Stuttgart profitiert durch:
- Effiziente Rechnungsverarbeitung dank schlanker Prozesse
- Kosteneinsparung und flexible Nutzung von Ressourcen
- Digitalen Fortschritt im Unternehmen
Mehrwert und Ausblick
Mit der erfolgreichen Einführung von ELOprofessional und der intelligenten Rechnungseingangslösung ELO Invoice beim VfB Stuttgart hat die EVIATEC Systems AG sich die Auszeichnung zum „ELO Projekt des Jahres 2018“ in Baden-Württemberg verdient.
Gemeinsam mit dem ELO Business Partner hat der Verein bereits den weiteren Ausbau der ELO Lösung vorangetrieben: Inzwischen nutzt der VfB zur Verwaltung sämtlicher Lieferanten- und anderer Verträge auch die vielen Vorteile des digitalen Vertragsmanagements ELO Contract. Und für die Verwaltung von Urlaubsanträgen wurde ebenfalls ein eigener ELO Workflow realisiert.
Damit schreitet die Digitalisierung im gesamten Unternehmen sukzessive weiter voran. Aktuell in der Realisierung ist auch eine CRM-Anbindung. Und der Einsatz der digitalen HR-Lösungen aus dem Hause ELO Digital Office ist ebenfalls in Planung – damit der VfB Stuttgart auch in Zukunft beim Thema Digitalisierung ganz vorne mitspielt.