JUNG since 1828
Goodbye Aktenordner – Datenflut übersichtlich im Griff
JUNG since 1828 archiviert seine gesamten Geschäftsdaten zentral und revisionssicher in der ELO ECM Suite. EVIATEC hat die ECM-Lösung nahtlos in die IT-Umgebung des Unternehmens integriert. Mitarbeiter profitieren von schneller und sicherer Informationsverfügbarkeit sowie termingerechten Arbeitsprozessen.
Bei einem Dateisystem mit ca. 170.000 Altdokumenten und einem jährlichen Zuwachs von über 25.000 Auftragsakten mit unterschiedlichsten Dokumententypen sowie 31.000 Ein- und Ausgangsrechnungen lag die Einführung einer elektronischen Dokumentenverwaltung nahe. JUNG since 1828 hat diesen Gedanken aufgegriffen und mit der EVIATEC Systems AG erfolgreich umgesetzt.
Unternehmen
Die JUNG since 1828 GmbH & Co. KG ist europaweiter Markführer für süße Werbemittel. Ein breites, innovatives Sortiment und europaweite Vertriebskanäle lassen keine Kundenwünsche offen.
Herausforderung
Um die Daten jahrelanger Geschäftstätigkeit, aktuelle und zukünftige Dokumente automatisch abzulegen, zu verschlagworten und als Langzeitdateiformat zu archivieren, hat sich die JUNG since 1828 nach einem Enterprise-Content-Management (ECM) – System umgeschaut. Die Lösung sollte alle Anforderungen erfüllen und durch einen externen Partner auf die hauseigenen Systembedürfnisse angepasst werden.
Entscheidend war die Integration des ECM-Systems in die vorhandenen Geschäftsanwendungen des Unternehmens. Hier sollten Schnittstellen geschaffen werden, die es ermöglichen Dokumente schnell aus unterschiedlichsten Quellen einzulesen und zu archivieren.
Lewin von Witzleben
IT-Leiter, JUNG since 1828 GmbH & Co. KG
„Gerade im Hinblick auf zukünftige Anforderungen war es uns wichtig, eine Lösung zu finden, die einfach flexibel anpassbar und erweiterbar ist.“
Lösung
Nach der Evaluierung mehrerer Hersteller hat man sich für die ELO ECM Suite und den Support- und Integrationspartner EVIATEC entschieden. Folgende Lösungen wurden für JUNG since 1828 umgesetzt:
- Zentrale Bereitstellung aller Dokumente im digitalen Archiv mit ELOenterprise
- Nahtlose Anbindung von ELO an die Anwendungen Addison, SFirm, GroupWise und das JUNG since 1828 ERP-System
- Automatisierte Datenübernahme in ELO aus den verschiedenen Systemen
- E-Mail-Management mit ELO
Verwendete Produkte
Nutzen
Dank der nahtlosen Anbindung der Geschäftsanwendungen von JUNG since 1828 an das ECM-System werden alle Geschäftsdaten, z.B. aus dem ERP-System, automatisch in die richtige Struktur in ELO archiviert. Die Mitarbeiter können sich z.B. aus dem Buchhaltungssystem direkt Dokumente im ELO Archiv anzeigen lassen.
Alle steuerrelevanten Dokumente, die das Unternehmen erreichen, werden eingescannt oder direkt über die Geschäftsanwendung in ELO archiviert. Durch die strukturierte Ablage ist es möglich, sehr schnell einen kompletten Vorgang mit allen Auftragsdokumenten wie Bestellung, Fertigungsauftrag, Lieferschein, Rechnung und mehr im Zugriff zu haben. Je nach Berechtigung sind alle Informationen übersichtlich und vor allem vorgangsbezogen im Blick. Die revisionssichere Ablage der E-Mail-Korrespondenz in ELO erfolgte durch die Anbindung an GroupWise von Novell. So können E-Mails automatisiert verschlagwortet und strukturiert ablegt werden.
Mehrwert und Ausblick
Die Unternehmensinformationen liegen dank der Lösung zentral und rechtskonform im ECM-Archiv. Mitarbeiter haben nun sehr viel schnelleren Zugriff auf relevante Dokumente. Die Informationen stehen strukturiert zur Verfügung, so dass jeweilige Vorgänge schnell nachvollziehbar sind.
„Der schnelle Zugriff auf Informationen erhöht nicht nur die Kunden- sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Wir stehen erst am Anfang der Möglichkeiten einer ECMLösung und werden für uns Schritt für Schritt weiter ausloten, an welcher Stelle wir weitere Optimierungspotentiale nutzen. Mit der EVIATEC Systems AG haben wir hier den richtigen Integrationspartner für uns gefunden“, so Lewin von Witzleben abschließend.