Filmakademie Baden-Württemberg
Mit ELO den Erfolg organisieren
Seit ihrer Gründung 1991 hat sich die Filmakademie Baden-Württemberg geradezu „filmreif“ entwickelt: Was einst mit nur 25 Studierenden in improvisierten Räumen begann, ist heute eine prosperierende Hochschule mit rund 100 Mitarbeitern. Sie genießt international einen exzellenten Ruf. Absolventen sowie die Akademie selbst wurden mit zahlreichen nationalen und internationalen Film- und Medienpreisen ausgezeichnet. Damit das so bleibt, dafür sorgt unter anderem die ELO ECM Suite und die EVIATEC Systems AG.
Unternehmen
Die Filmakademie Baden-Württemberg GmbH gehört zu den renommiertesten Ausbildungsstätten für Film und Medien in Deutschland und genießt auch international einen exzellenten Ruf.
Herausforderung
Die rasante Erfolgsgeschichte der Filmakademie Baden-Württemberg führte zu einem deutlichen Anstieg der organisatorischen Aufgaben. Es gab immer mehr Filmprojekte und Verträge zu verwalten und die Zahl der zu bearbeitenden Eingangsrechnungen vervielfachte sich ebenso wie die Zahl der zu archivierenden Aktenordner. Das Archiv im Keller war überfüllt.
Die Filmakademie suchte deshalb nach einem Enterprise-Content-Management(ECM)-System, das Aktenordner überflüssig macht. Es sollte eine revisionssichere Beleg-Archivierung und die Anbindung an das Finanz- und Rechnungswesen ermöglichen.
Sabine Nicke
Leitung Allgemeine Verwaltung, Filmakademie Baden-Württemberg GmbH
„Endlich kann ich auf jedes Dokument sofort zugreifen. Das spart mir eine Menge Arbeit und Zeit. Das Arbeiten mit ELO ist einfach klasse: Aktenschrank, Ordner, Register – alles ist wie gewohnt.“
Lösung
Nach erfolgter Anbieterrecherche hat sich die Filmakademie Baden-Württemberg für die Auswahl der ELO ECM Suite entschieden. Besonders gefiel den Verantwortlichen die ELO Usability mit der gewohnten Struktur von Archiv, Aktenschrank und Ordner sowie die Nähe zum ELO Business-Partner EVIATEC. Darüber hinaus erfüllte ELOprofessional alle Anforderungen bestens, ist zukunftssicher, flexibel erweiterbar und der Preis stimmte ebenfalls. Durch folgende Lösungen profitiert die Filmakademie:
- Verarbeitung der Eingangsrechnungen mit ELO und integriertem Workflow
- Vertragsmanagement mit ELO
- ELO-Anbindung an WaWi und FiBu
Verwendete Produkte
Nutzen
Mit der ELO ECM Suite gibt es an der Filmakademie Baden-Württemberg einen papierlosen Durchlauf der Eingangsrechnungen ohne Medienbruch. Durch die Automatisierung ergibt sich eine schnellere Rechnungsprüfung und eine transparente sowie rechtssichere Rechnungsablage. Darüber hinaus sind das Vertragsmanagement und die Unterlagen zu den Filmprojekten in ELOprofessional archiviert.
Bei den digitalisierten Unterlagen ist zudem – für die Filmakademie sehr wichtig – stets eine Vertretung angegeben. Dadurch ist bei Ausfällen durch Krankheit oder aus sonstigen Gründen immer sichergestellt, dass ein Vorgang weiter bearbeitet werden kann. Ein Zugriff auf benötigte Dokumente und Belege ist mit wenigen Klicks und in Sekundenschnelle möglich. Insgesamt spart die Filmakademie eine Menge Arbeit, Zeit, Kosten und Platz.