E-Rechnung

E-Rechnung treibt Digitalisierung in der Buchhaltung voran

Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen wird zunehmend Teil des täglichen Geschäftslebens. Ein zentrales Thema dieser Entwicklung ist die flächendeckende Verbreitung von E-Rechnungen. Die Europäische Union beschleunigt diesen Trend: Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU verfolgt sie das Ziel Papierrechnungen in der EU abzuschaffen. In Deutschland werden die Anforderungen der Richtlinie durch das „elektronische Rechnungsgesetz“ in nationales Recht umgesetzt. Auf dessen Grundlage akzeptieren öffentliche Auftraggeber seit dem 27. November 2020 nur noch Rechnungsstellungen in elektronischer Form.

Die sogenannte E-Rechnung betrifft nicht nur Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern (etwa 50% der Unternehmen in Deutschland), sondern auch alle anderen Unternehmen sollten ihre interne Rechnungsbearbeitung so schnell wie möglich an die neuen Vorschriften anpassen. Die Frage ist daher nicht ob, sondern nur wie und wann auf ein effizientes und gesetzkonformes digitales Rechnungsmanagement umgestiegen wird.

In bestimmten europäischen Ländern gehören elektronische Rechnungen bereits zum Standard – und das nicht nur bei Aufträgen für öffentliche Institutionen. Ihre Mitbewerber sind möglicherweise schon lange aktiv: Verpassen Sie nicht den Anschluss, denn viele mittelständische Unternehmen sind bei der Digitalisierung bereits weit fortgeschritten.

> Wir beantworten die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD.

Software für digitale Rechnungsverarbeitung bringt entscheidende Vorteile

In erster Linie sorgt ein elektronisches Rechnungsmanagement-System für beschleunigte und automatisierte Prozesse im Rechnungswesen. Erreicht wird diese Effizienz im gesamten Workflow durch Software für digitale oder elektronische Rechnungsverarbeitung. Dass Sie mit einem automatisierten Rechnungseingang Zeit und Geld sparen, liegt also auf der Hand. Darüber hinaus vermeiden Sie aber auch Papier und schonen die Umwelt.

Ein weiterer Vorteil: Rechtlich sind Sie ebenfalls gut aufgestellt, da Sie die besten Voraussetzungen schaffen, Dokumente gesetzeskonform im Sinne der GoBD digital zu archivieren und DSGVO-relevante Daten entsprechend kennzeichnen können. Selbstverständlich hängt es vom Unternehmen und seinen Anforderungen ab, welche Funktionen einer Invoice-Lösung konkret benötigt werden. Aber bedenken Sie: Ihr Unternehmen entwickelt sich weiter und bestimmte Funktionen sind ein Muss.

ECM als Basis für Ihr digitales Rechnungsmanagement

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit einem ECM-Softwaresystem verwalten, läuft die Eingangsrechnungsverarbeitung komplett elektronisch ab: Sie erhalten die Eingangsrechnung per Mail oder scannen das Papier ein, die Software erkennt die Rechnung und liest die relevanten Daten aus. Dann startet das System einen Kontierungs- und Freigabeprozess und archiviert die Rechnung elektronisch. Unabhängig davon, welcher Mitarbeiter an welchem Standort in den Prozess involviert ist – im Rechnungsworkflow läuft alles automatisiert.

Viele Invoice-Lösungen stellen standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansatz bereit. Einige dieser Systeme sind ausgesprochen bedienungs- und nutzerfreundlich und andere wiederum nicht. Lassen Sie sich daher unbedingt fachmännisch beraten. Bei der Auswahl der geeigneten Invoice-Software sollten Sie vor allem auf das dazugehörige ECM-System, dessen Flexibilität und Schnittstellen zu den bereits im Unternehmen vorhandenen IT-Systemen achten. Nur dann schöpfen Sie die Potenziale der Invoice-Lösung optimal aus und haben zukunftssicher investiert.

Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnung

Eine E-Rechnung (kurz für: Elektronische Rechnung) ist ein digitales Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. E-Rechnungen werden in einem strukturierten Datenformat (z. B. XML) erstellt, gesendet und empfangen. Darüber hinaus müssen E-Rechnungen medienbruchfrei sowie automatisiert weiterverarbeitet werden.

Rechnungen, die im PDF-Format per E-Mail versendet werden und Rechnungen im Papierformat, die nach Eingang in ein elektronisches Format konvertiert werden sind keine elektronischen Rechnungen.

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden in der Regel sowohl rein bildhafte Darstellungen als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet. Hierbei entsteht jedoch schnell ein Irrtum, denn bildhafte Darstellungen wie z. B. eine PDF-Datei oder eigescannte Papierrechnungen sind gemäß Definition in der EU-Richtlinie 2014/55/EU keine E-Rechnung

Hinweis: Mit einem Rechnungsmanagement-System können Sie Daten aus Papier- und PDF-Rechnungen auslesen und zur weiteren Verarbeitung in das elektronische Rechnungsformat konvertieren.

In Deutschland spielt die XRechnung eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU. Ab dem 27. November 2020 können Rechnungen an öffentliche Kunden abgelehnt werden, die nicht dem XRechnung-Standard entsprechen.

Die hybride Lösung ZUGFeRD (sie liefert Rechnungsinformationen einerseits als strukturierte XML-Daten und andererseits das Rechnungsbild im PDF-Format) ist ab der Version 2.1.1 ebenfalls zulässig, da mit dieser Version vom 01.07.2020 ZUGFeRD auch als XRechnung erstellt werden kann.

X-Rechnungen oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format müssen alle obligatorischen Steuerinformationen enthalten, die auch für Papierrechnungen erforderlich sind. Diese Informationen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert maschinell lesbar und auswertbar sein.

Der Versand von elektronischen Rechnungen vereinfacht Prozesse im Rechnungswesen. Im Gegensatz zu Papierrechnungen lassen sich E-Rechnungen schneller erstellen, versenden und verbuchen. Die Reduzierung des administrativen Aufwands führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen. Zudem sind elektronische Rechnungen unmittelbar und zeitgleich für alle Abteilungen verfügbar – dadurch entfällt das Anfertigen von Kopien.

Elektronische Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, haben auch ohne digitale Signaturen genau die gleiche Rechtswirkung wie Rechnungen in Papierform.

Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen und Papierrechnungen die gleichen Aufbewahrungspflichten. Elektronische Rechnungen müssen ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei müssen die Belege zwingend auch elektronisch verarbeitet und archiviert werden. Ein Medienbruch, zum Beispiel durch einen Papierausdruck zur Archivierung, darf nicht vorgenommen werden.

Hinweis: Ein ECM-Softwaresystem unterstützt Sie bei der rechtssicheren Archivierung Ihrer Rechnungen und stellt sicher, dass diese über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg nicht verändert werden können.

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