E-Rechnung treibt Digitalisierung in der Buchhaltung voran

Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen wird zunehmend Teil des täglichen Geschäftslebens. Ein zentrales Thema dieser Entwicklung ist die flächendeckende Verbreitung von E-Rechnungen. Die Europäische Union beschleunigt diesen Trend: Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU verfolgt sie das Ziel Papierrechnungen in der EU abzuschaffen. In Deutschland werden die Anforderungen der Richtlinie durch das „elektronische Rechnungsgesetz“ in nationales Recht umgesetzt. Auf dessen Grundlage akzeptieren öffentliche Auftraggeber seit dem 27. November 2020 nur noch Rechnungsstellungen in elektronischer Form.

Die sogenannte E-Rechnung betrifft nicht nur Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern (etwa 50% der Unternehmen in Deutschland), sondern auch alle anderen Unternehmen sollten ihre interne Rechnungsbearbeitung so schnell wie möglich an die neuen Vorschriften anpassen. Die Frage ist daher nicht ob, sondern nur wie und wann auf ein effizientes und gesetzkonformes digitales Rechnungsmanagement umgestiegen wird.

In bestimmten europäischen Ländern gehören elektronische Rechnungen bereits zum Standard – und das nicht nur bei Aufträgen für öffentliche Institutionen. Ihre Mitbewerber sind möglicherweise schon lange aktiv: Verpassen Sie nicht den Anschluss, denn viele mittelständische Unternehmen sind bei der Digitalisierung bereits weit fortgeschritten.

In erster Linie sorgt ein elektronisches Rechnungsmanagement-System für beschleunigte und automatisierte Prozesse im Rechnungswesen. Erreicht wird diese Effizienz im gesamten Workflow durch Software für digitale oder elektronische Rechnungsverarbeitung. Dass Sie mit einem automatisierten Rechnungseingang Zeit und Geld sparen, liegt also auf der Hand. Darüber hinaus vermeiden Sie aber auch Papier und schonen die Umwelt.

Ein weiterer Vorteil: Rechtlich sind Sie ebenfalls gut aufgestellt, da Sie die besten Voraussetzungen schaffen, Dokumente gesetzeskonform im Sinne der GoBD digital zu archivieren und DSGVO-relevante Daten entsprechend kennzeichnen können. Selbstverständlich hängt es vom Unternehmen und seinen Anforderungen ab, welche Funktionen einer Invoice-Lösung konkret benötigt werden. Aber bedenken Sie: Ihr Unternehmen entwickelt sich weiter und bestimmte Funktionen sind ein Muss.

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit einem ECM-Softwaresystem verwalten, läuft die Eingangsrechnungsverarbeitung komplett elektronisch ab: Sie erhalten die Eingangsrechnung per Mail oder scannen das Papier ein, die Software erkennt die Rechnung und liest die relevanten Daten aus. Dann startet das System einen Kontierungs- und Freigabeprozess und archiviert die Rechnung elektronisch. Unabhängig davon, welcher Mitarbeiter an welchem Standort in den Prozess involviert ist – im Rechnungsworkflow läuft alles automatisiert.

Viele Invoice-Lösungen stellen standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansatz bereit. Einige dieser Systeme sind ausgesprochen bedienungs- und nutzerfreundlich und andere wiederum nicht. Lassen Sie sich daher unbedingt fachmännisch beraten. Bei der Auswahl der geeigneten Invoice-Software sollten Sie vor allem auf das dazugehörige ECM-System, dessen Flexibilität und Schnittstellen zu den bereits im Unternehmen vorhandenen IT-Systemen achten. Nur dann schöpfen Sie die Potenziale der Invoice-Lösung optimal aus und haben zukunftssicher investiert.