Digital-Workplace-Konfigurator
Bereit für den Digital Workplace?
Mit der digitalen Transformation verschwinden zunehmend die klassischen Büroarbeitsplätze mit Papier, Ordnern und Register oder Schränken zur Archivierung und Dokumentation von Geschäftsprozessen. Der Digital Workplace ersetzt den klassischen Arbeitsplatz über digitale und mobile Technologien, die ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Eine höhere Produktivität, schnellere Arbeitsprozesse, eine bessere Zusammenarbeit und höhere Attraktivität bei Digital Natives sind das Ziel moderner Arbeitsplätze. Doch mit welchen Technologien und unter welchen Voraussetzungen lässt sich die digitale Transformation umsetzen?
Der Arbeitsplatz der Zukunft
Der digitale Wandel bringt große Veränderung der Arbeitsplätze mit sich. Moderne Arbeitsplätze entlasten das Team bei alltäglichen Standardaufgaben, die Zeitintensiv sind. Damit einhergehend verändert sich das Büro. Von kleinen Einheiten mit vielen Möbeln zur Archivierung, die eine Menge in Ordnern gefasste Papiere in sich bergen hin zu offenen Workstations mit flexiblen Raumlösungen und zentral sowie digital erfassten Daten.
Dokumente aus Papier in Ordner sortiert haben ausgedient
Lange Laufwege, um einen Vorgangsordner zu bringen, der an anderer Stelle wieder vermisst wird, sind Teil der Vergangenheit, ebenso wie der Papierstau am Drucker. Auch der Job des Kopierens hat ein Ende: Stundenlanges Ordnerkopieren und vervielfältigen von Dokumenten sowie das Zusammenführen von getrennt laufenden Prozessen zu einem Gesamtdokument finden mit dem Digital Workplace ein Ende. Nicht zuletzt seit der umfassenden Einführung vom Arbeiten im Homeoffice, bedarf es technischer Lösungen, um Arbeitsprozesse über größere Distanzen und zeitunabhängig zu organisieren. Doch Digitalisierung ist nicht von sich aus effizient.
Mehr Effizienz durch Organisation
Allein die Einführung des papierlosen Büros steigert nicht die Effizienz. Denn unorganisierte, digitale Datenberge in verschiedenen Abteilungen vereinfachen nicht die Suche nach Dokumenten und lassen Informationen in tief verborgenen Ordnern auf dem System verschwinden. Entscheidend ist die Organisation der Daten und das Auffinden über einen zentralen Zugriffspunkt. Einheitliche Ablagestrukturen, die den Unternehmensprozessen gleichen, ermöglichen erst die schnelle und einfache Verfügbarkeit von Informationen. Aufgrund von vergebenen Berechtigungsstufen erhält jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf die Daten, die er auch einsehen darf. Somit ist auch ein Arbeitsplatzunabhängiges Arbeiten möglich.
Moderne Arbeitsplätze durch Digitalisierung
Dank der Digitalisierung können sich Mitarbeitende projektweise an einer Stelle im Unternehmen zusammenfinden und sich über Dockingstations ins System einloggen und gemeinsam an ihrem Projekt arbeiten. Dadurch erst wird effizientes Arbeiten möglich, denn nicht die Daten bewegen sich unorganisiert im Raum, sondern die Mitarbeitenden bewegen sich organisiert im Gebäude. Somit fallen erhebliche Zeiten zur Organisation der Besprechung einzelner Projekte weg, bei denen im Nachgang jeder für sich dokumentiert. Zudem können einzelne Büroräume aufgegeben werden – zugunsten von Ruheräumen oder in Nicht-Arbeits-Bereiche mit Lounge-Sofas, aber auch mit Tischfußball, Flipper oder großem Fernseher mit Spielekonsole.