IT-Leiter der Jung Bonbonfabrik über eingesparte Kosten, Mitarbeiterzufriedenheit und minimierte Suchzeiten.

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Goodbye Aktenordner - Datenflut übersichtlich im Griff

Die JUNG Bonbonfabrik archiviert ihre gesamten Geschäftsdaten zentral und revisionssicher in ELOenterprise. Die ECM-Lösung ist nahtlos von der EVIATEC Systems AG in die IT-Umgebung des Unternehmens integriert worden. Mitarbeiter profitieren von schneller und sicherer Informationsverfügbarkeit sowie termingerechten Arbeitsprozessen.

Bei einem Dateisystem mit ca. 170.000 Altdokumenten und einem jährlichen Zuwachs von über 25.000 Auftragsakten mit unterschiedlichsten Dokumententypen sowie 31.000 Ein- und Ausgangsrechnungen lag die Einführung einer elektronischen Dokumentenverwaltung nahe. Die Firma JUNG hat diesen Gedanken aufgegriffen und mit der EVIATEC Systems AG erfolgreich umgesetzt.

Unternehmen:

Die JUNG Bonbonfabrik GmbH & Co. KG ist europaweiter Markführer für süße Werbemittel. Ein breites, innovatives Sortiment und europaweite Vertriebskanäle lassen keine Kundenwünsche offen.

Herausforderung:

Rechtskonforme und revisionssichere Archivierung der kompletten Unternehmensdaten. Integration der IT-Anwendungen ins ECM-System.

Lösung:

Mit ELOenterprise stehen alle Dokumente zentral im Archiv zur Verfügung. ELO wurde nahtlos mit den Anwendungen Addison, SFirm, GroupWise und dem JUNG ERPSystem verbunden. Die Übernahme aus den Systemen in ELO erfolgt automatisch, Papierdokumente werden manuell eingescannt.

Nutzen:

Schnellerer Zugriff auf Informationen, erhöhter Kundenservice dank Auskunftsbereitschaft „on demand“. Erfüllung rechtlicher Vorgaben, aufgrund revisionssicherer Archivierung. Termingerechte Bearbeitung von Dokumenten.

Mehrwert und Ausblick

Die Unternehmensinformationen liegen dank der Lösung zentral und rechtskonform im ECM-Archiv. Mitarbeiter haben nun sehr viel schnelleren Zugriff auf relevante Dokumente. Die Informationen stehen strukturiert zur Verfügung, so dass jeweilige Vorgänge schnell nachvollziehbar sind.

Seit Januar 2005 arbeitet die
EVIATEC Systems AG nach
den Richtlinien der ISO DIN
9001:2000