Logo des Referenzberichtes zur Umsetzung eines spannenden ELOprofessional Projektes der Filmakademie Baden-Württemberg.

Rufen Sie uns an!

Tel.: 07141 / 91 30 99 0

Ob Antworten zu unseren Dienstleistungen, Informationen zu Angeboten und Produkten oder ein kostenloser Vor-Ort-Termin - Wir kümmern uns gerne um Ihr Anliegen.

Mit ELO den Erfolg organisieren

Die rasante Erfolgsgeschichte der Filmakademie Baden-Württemberg führte zu einem deutlichen Anstieg der organisatorischen Aufgaben. Es gab immer mehr Filmprojekte und Verträge zu verwalten und die Zahl der zu bearbeitenden Eingangsrechnungen vervielfachte sich ebenso wie die Zahl der zu archivierenden Aktenordner. Das Archiv im Keller war überfüllt. Die Filmakademie suchte deshalb nach einem Enterprise-Content-Management(ECM)-System, das Aktenordner weitgehend überflüssig macht. Es sollte eine revisionssichere Beleg-Archivierung und die Anbindung an das Finanz- und Rechnungswesen ermöglichen. Die Wahl fiel auf ELOprofessional mit dem regionalen Partner EVIATEC Systems AG. Besonders gefiel den Verantwortlichen die ELO Usability mit der gewohnten Struktur von Archiv, Aktenschrank und Ordner sowie die Nähe zu einem ELO Business-Partner EVIATEC. Darüber hinaus erfüllte ELOprofessional alle Anforderungen bestens, ist zukunftssicher, flexibel erweiterbar und der Preis stimmte ebenfalls.

Unternehmen:

Die Filmakademie Baden-Württemberg GmbH gehört zu den renommiertesten Ausbildungsstätten für Film und Medien in Deutschland und genießt auch international einen exzellenten Ruf.

Herausforderung:

Filmprojekte übersichtlich verwalten, Eingangsrechnungsverarbeitung, Anbindung an WaWi und FiBu, Verträge rechtssicher archivieren, Papiermenge reduzieren.

Lösung:

Verarbeitung der Eingangsrechnungen mit ELOprofessional  und integriertem Workflow, Belegaufruf aus FiBu mit ELO Click & View, ELO Barcode-Modul.

Nutzen:

  • Schneller Rechnungsdurchlauf ohne Medienbruch
  • Sicheres Vertragsmanagement
  • Zugriff auf benötigte Dokumente in  Sekundenschnelle
  • Zeit-, Platz- und Kostenersparnis

Fazit und Ausblick

Mit ELOprofessional  gibt es nun an der Filmakademie Baden-Württemberg einen papierlosen Durchlauf der Eingangsrechnungen ohne Medienbruch. Durch die Automatisierung ergibt sich eine schnellere Rechnungsprüfung und eine transparente sowie rechtssichere Rechnungsablage. Darüber hinaus sind das Vertragsmanagement und die Unterlagen zu den Filmprojekten in ELOprofessional  archiviert. Bei den digitalisierten Unterlagen ist zudem – für die Filmakademie sehr wichtig – stets eine Vertretung angegeben. Dadurch ist bei Ausfällen durch Krankheit oder aus sonstigen Gründen immer sichergestellt, dass ein Vorgang weiter bearbeitet werden kann. Ein Zugriff auf benötigte Dokumente und Belege ist mit wenigen Klicks und in Sekundenschnelle möglich. Insgesamt spart die Filmakademie eine Menge Arbeit, Zeit, Kosten und Platz, die Papierberge im Keller sind schon deutlich geschrumpft.

Seit Januar 2005 arbeitet die
EVIATEC Systems AG nach
den Richtlinien der ISO DIN
9001:2000